Comment faciliter l’adoption d’un nouveau logiciel en entreprise ?
Publié le 31/05/2024
Lucie FRADET, chargée de communication
Le choix d’un nouveau logiciel pour votre entreprise va entraîner un certain nombre de changements pour vos collaborateurs. Il est nécessaire d’être préparé pour encourager vos collaborateurs à utiliser ce nouvel outil et faciliter son adoption auprès de vos équipes.
En tant que qualiticien, cela peut se transposer dans l’acquisition d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED), d’un logiciel de workflow ; mais aussi lorsque vous procédez à une refonte de vos processus existants.
Dans cet article, nous allons nous inspirer d’une méthode de conduite de changement : le modèle de John Kotter pour faciliter l’adoption de votre nouveau logiciel ou de vos nouveaux processus.
La conduite du changement désigne l’ensemble des mesures mises en place par une entreprise pour accompagner une phase de transformation. Cela comprend différentes méthodes, process ou outils.
Ici, nous allons nous concentrer sur une méthode particulière : la méthode de conduite de changement de John Kotter.
Sa méthode contient 8 étapes réparties en 4 phases : préparer, engager, réaliser et ancrer le changement.
Les étapes sont les suivantes :
Nous avons adapté le modèle de Kotter en 7 étapes pour faciliter l’adoption d’un nouveau logiciel qualité type GED ou workflow, ou d’un nouveau processus.
Vos utilisateurs doivent prendre conscience de l’intérêt de procéder à ce changement.
Lors de l’adoption d’un nouveau logiciel qualité, les arguments que vous pouvez mettre en avant se retrouve souvent parmi les suivants :
La création de groupes de travail avec des missions attribuées à chacun permet de faciliter la prise en main et l’adhésion au nouveau logiciel. L’idéal est de créer des groupes issus de hiérarchies ou de services différents.
Vous trouverez ci-après quelques exemples de missions pouvant être attribuées à ces groupes de travail :
Afin de construire cette stratégie de conduite du changement, il faut se poser les bonnes questions.
Qu’est-ce qu’on attend de ce changement d’outil ou de la mise en place d’un nouveau processus ?
Qu’est-ce qu’on souhaite atteindre à terme ?
Quelles sont les mesures qu’on souhaite mettre en place ?
Servez-vous des méthodes de définition d’objectifs “SMART”, de méthode de résolution de problèmes comme les “5 pourquoi” ou les “QQOQCCP” ou encore de méthodes agiles comme le “Speed Boat” pour vous aider à clarifier votre vision.
Une fois que vous aurez clarifié chacun de ses points, vous devrez communiquer auprès de tous les acteurs impliqués sur la vision prévue ainsi que le planning de mise en œuvre des actions.
Tous les moyens de communication sont bons : Teams, réunions, collaborateurs qui prennent la casquette d’ambassadeurs… Pour être sûr que chacun s’imprègne de cette vision, nous vous conseillons de multiplier ces canaux de communication.
À cette étape, vous aurez peut-être déjà identifié des obstacles au changement.
Cette résistance au changement est une réaction humaine naturelle et parfois inévitable. Sortir d’une situation connue et maîtrisée peut-être stressante pour vos collaborateurs.
Lors d’un changement en entreprise, on observe une catégorisation des collaborateurs en 4 types d’acteurs.
Les pionniers seront vos ambassadeurs lors de cette phase d’adoption du changement.
Ils seront notamment les moteurs pour mettre en mouvement les attentistes qui sont favorables au projet mais qui ne savent pas comment se rendre utiles.
Ils seront également utiles pour lever les résistances et inquiétudes des sceptiques.
Enfin : les hostiles. Il sera difficile de débloquer les résistances de ce profil de collaborateurs. Votre objectif sera d’essayer de réduire leur influence sur les sceptiques.
La démotivation des équipes dans ce type de projet de changement est courante. Mettez donc en place des micro-objectifs à court terme, aussi appelés “Quick Wins”.
Ces victoires permettront de :
Lors de cette phase, prévoyez du temps pour former les utilisateurs au nouveau logiciel.
L’outil doit s’ancrer dans les habitudes de vos collaborateurs. Rien de mieux que devoir l’intégrer dans les tâches quotidiennes de chacun pour que son adoption et son utilisation deviennent un automatisme.
Lorsque vous adoptez OBSYS, nos équipes s’appuie sur cette méthode de conduite du changement pour vous accompagner dans l’adoption du logiciel.
Pour conclure, même si vous utilisez des outils, process et méthodes performants, il est impératif de rappeler que les clés d’une adoption réussie d’un nouveau logiciel ou de nouveaux processus dépend des qualités relationnelles du pilote du changement ; ici du responsable qualité.
En tant que qualiticien, cela peut se transposer dans l’acquisition d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED), d’un logiciel de workflow ; mais aussi lorsque vous procédez à une refonte de vos processus existants.
Dans cet article, nous allons nous inspirer d’une méthode de conduite de changement : le modèle de John Kotter pour faciliter l’adoption de votre nouveau logiciel ou de vos nouveaux processus.
Le modèle de conduite de changement de John Kotter
La conduite du changement désigne l’ensemble des mesures mises en place par une entreprise pour accompagner une phase de transformation. Cela comprend différentes méthodes, process ou outils.
Ici, nous allons nous concentrer sur une méthode particulière : la méthode de conduite de changement de John Kotter.
Sa méthode contient 8 étapes réparties en 4 phases : préparer, engager, réaliser et ancrer le changement.
Les étapes sont les suivantes :
- Créer l’urgence,
- Former une coalition puissante,
- Créer une vision de l’état futur,
- Communiquer la vision,
- Inciter à l’action,
- Générer des victoires à court terme,
- Consolider les succès pour plus de changement,
- Ancrer les nouvelles approches dans la culture d’entreprise.
Le modèle de Kotter dans le cadre de l’adoption d’un nouveau logiciel
Nous avons adapté le modèle de Kotter en 7 étapes pour faciliter l’adoption d’un nouveau logiciel qualité type GED ou workflow, ou d’un nouveau processus.
Phase 1 : Créer le sentiment d’urgence
Vos utilisateurs doivent prendre conscience de l’intérêt de procéder à ce changement.
Lors de l’adoption d’un nouveau logiciel qualité, les arguments que vous pouvez mettre en avant se retrouve souvent parmi les suivants :
- Gain de temps permettant de libérer des moments précieux pour des missions plus importantes ou à plus forte valeur ajoutée,
- Amélioration de la productivité en supprimant les tâches manuelles et le papier,
- Fluidification des actions grâce à un nouvel outil plus ergonomique,
- Accélération des prises de décision,
- Facilitation de l’accès à l’information,
- Réponse aux exigences des normes,
- Conformité et traçabilité des processus.
Phase 2 : Former une coalition
La création de groupes de travail avec des missions attribuées à chacun permet de faciliter la prise en main et l’adhésion au nouveau logiciel. L’idéal est de créer des groupes issus de hiérarchies ou de services différents.
Vous trouverez ci-après quelques exemples de missions pouvant être attribuées à ces groupes de travail :
- Analyse du besoin et des activités à mettre en place (revue de processus existants),
- Identification des intervenants et des champs de formulaire,
- Création des groupes et utilisateurs du nouveau logiciel,
- Qualification des workflows dans le cadre de l’acquisition d’un logiciel de workflow ou dans le cadre de la refonte de vos processus,
- Identification des documents à intégrer,
- Préparation de la reprise de l’existant,
- Formation des utilisateurs finaux du logiciel qualité.
Phase 3 : Construire une vision et une stratégie
Afin de construire cette stratégie de conduite du changement, il faut se poser les bonnes questions.
Qu’est-ce qu’on attend de ce changement d’outil ou de la mise en place d’un nouveau processus ?
Qu’est-ce qu’on souhaite atteindre à terme ?
Quelles sont les mesures qu’on souhaite mettre en place ?
Servez-vous des méthodes de définition d’objectifs “SMART”, de méthode de résolution de problèmes comme les “5 pourquoi” ou les “QQOQCCP” ou encore de méthodes agiles comme le “Speed Boat” pour vous aider à clarifier votre vision.
Phase 4 : Communiquer la vision
Une fois que vous aurez clarifié chacun de ses points, vous devrez communiquer auprès de tous les acteurs impliqués sur la vision prévue ainsi que le planning de mise en œuvre des actions.
Tous les moyens de communication sont bons : Teams, réunions, collaborateurs qui prennent la casquette d’ambassadeurs… Pour être sûr que chacun s’imprègne de cette vision, nous vous conseillons de multiplier ces canaux de communication.
Phase 5 : Lever les obstacles au changement
À cette étape, vous aurez peut-être déjà identifié des obstacles au changement.
Cette résistance au changement est une réaction humaine naturelle et parfois inévitable. Sortir d’une situation connue et maîtrisée peut-être stressante pour vos collaborateurs.
Lors d’un changement en entreprise, on observe une catégorisation des collaborateurs en 4 types d’acteurs.
Les pionniers seront vos ambassadeurs lors de cette phase d’adoption du changement.
Ils seront notamment les moteurs pour mettre en mouvement les attentistes qui sont favorables au projet mais qui ne savent pas comment se rendre utiles.
Ils seront également utiles pour lever les résistances et inquiétudes des sceptiques.
Enfin : les hostiles. Il sera difficile de débloquer les résistances de ce profil de collaborateurs. Votre objectif sera d’essayer de réduire leur influence sur les sceptiques.
Phase 6 : Démontrer les résultats à court terme
La démotivation des équipes dans ce type de projet de changement est courante. Mettez donc en place des micro-objectifs à court terme, aussi appelés “Quick Wins”.
Ces victoires permettront de :
- Garder les équipes motivées,
- Montrer que l’outil fonctionne,
- Valoriser le travail fourni,
- Engranger le succès.
Phase 7 : Ancrer les nouvelles approches dans la culture d’entreprise
Lors de cette phase, prévoyez du temps pour former les utilisateurs au nouveau logiciel.
L’outil doit s’ancrer dans les habitudes de vos collaborateurs. Rien de mieux que devoir l’intégrer dans les tâches quotidiennes de chacun pour que son adoption et son utilisation deviennent un automatisme.
Lorsque vous adoptez OBSYS, nos équipes s’appuie sur cette méthode de conduite du changement pour vous accompagner dans l’adoption du logiciel.
Pour conclure, même si vous utilisez des outils, process et méthodes performants, il est impératif de rappeler que les clés d’une adoption réussie d’un nouveau logiciel ou de nouveaux processus dépend des qualités relationnelles du pilote du changement ; ici du responsable qualité.
Quelles sont les softskills à avoir en tant que responsable qualité ?
