Pourquoi utiliser une solution de workflow pour votre onboarding ?
À chaque nouvel arrivant qui intègre votre structure, vos équipes doivent effectuer un certain nombre de tâches pour réussir l’intégration de ces nouveaux salariés : c’est ce qu’on appelle l’onboarding.
Le processus d’onboarding est une étape clé dans la performance de votre entreprise. Elle conditionne les premières impressions de vos futurs salariés et fait partie intégrante de l’image que vous renvoyez.Comment préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?
Lorsque vous appartenez à une structure qui recrute régulièrement, le processus peut sembler répétitif :- Communication auprès des équipes de l’arrivée d’un nouveau collaborateur,
- Échanges avec le futur salarié en attendant son arrivée,
- Journée d’intégration au sein de l’équipe,
- Formations spécifiques en fonction du profil du recruté,
- Rencontres avec ses futurs interlocuteurs,
- Pot de bienvenue,
- Rendez-vous de suivi réguliers durant la période d’essai,
- Définition d’un mentor ou d’un parrain,
- Collecte et traitement des données du rapport d’étonnement à l’issue du parcours d’intégration.
Et la liste n’est pas exhaustive ! Comme vous pouvez le constater, les tâches à accomplir pour un onboarding sont diverses et variées et ne sont pas l’affaire du service ressources humaines (RH) uniquement. Les managers mais également les équipes sont concernées par cette phase d’intégration. Et bien sûr, tout cela doit se dérouler sur un temps court d’un à trois mois en général.
Pour articuler toutes ces tâches, une solution de workflow comme OBSYS peut vous faciliter la vie.Quels sont les avantages d’un workflow pour votre onboarding ?
Pour rappel, un workflow, ou flux de travail, est une série d’étapes liées au traitement des données. Il s’agit de la modélisation digitale des processus métier et/ou opérationnels d’une entreprise, lui permettant une meilleure gestion interne.Avec un logiciel de workflow clé en main comme OBSYS, vous pouvez facilement digitaliser vos processus RH et paramétrer entièrement l’outil pour coller aux besoins de votre structure.
Anticiper les nouvelles arrivées
Avec votre outil de workflow, préparez à l’avance le processus type d’intégration en modélisant chacune des étapes et leur enchaînement.À chaque nouveau recrutement, vous n’aurez pas à vous reposer toutes ces questions mais seulement de lancer une nouvelle fois votre workflow.
Collaborer avec les différents services
L’onboarding, c’est l’affaire du service RH, des managers et des futures équipes de votre recrue. Chaque personne a son rôle à jouer dans le bon déroulement du plan d’intégration.Avec OBSYS FLOW, définissez un pilote pour chacune des actions à réaliser. Lorsque ce sera à lui d’agir, il recevra une notification par mail concernant l’activité à accomplir.
Respecter les délais
Grâce à votre outil de workflow, vous pourrez également définir des durées fixes entre les différentes actions.Par exemple, si votre période d’essai dure 1 mois, paramétrer l’envoi de votre rapport d’étonnement ou de votre questionnaire de satisfaction directement à J+30 par rapport à l’activité correspondant au jour d’embauche du nouveau collaborateur.
Collecter des informations
OBSYS FLOW, c’est aussi le moyen de créer des formulaires comme votre check-list de documents à fournir au nouveau salarié ou le rapport d’étonnement à compléter par la nouvelle recrue par exemple.Dans chacune des activités de votre workflow, vous pourrez également insérer des pièces jointes si cela est nécessaire.
Traiter les informations
À quoi sert la collecte si nous ne traitons pas l’information ?OBSYS REPORT est un module complémentaire à l’outil de workflow qui vous permettra de créer des tableaux de bord personnalisés ; qu’il s’agisse des données liées à votre workflow (durée moyenne pour chaque activité par exemple) ou des données collectées au sein des formulaires (calcul de la satisfaction, extraction des commentaires, etc.).
Tracer les activités
Toutes ses activités ont besoin d’être tracées et conservées. OBSYS FLOW vous garantit la traçabilité totale au travers de l’audit trail (historique des actions, dates, etc.).Personnaliser votre outil
L’outil de workflow OBSYS est personnalisable. Vous pouvez adapter le design de vos formulaires à votre charte graphique en y insérant votre logo et vos couleurs.OBSYS FLOW est également capable d’intégrer les données de votre CRM ou ERP. Grâce à cela, vous pourrez insérer le nom de vos nouveaux collaborateurs directement dans les formulaires qui lui sont adressés par exemple.
Le workflow, qu’il soit très automatisé ou non, est un outil performant et adéquat pour améliorer vos processus d’onboarding, que ce soit du point de vue de la nouvelle recrue comme de celui de vos équipes.
Adopter une solution de workflow fera gagner du temps, de l’argent et de l’énergie à vos équipes, et améliorera les premiers ressentis des nouvelles personnes intégrant votre entreprise.
Ce n’est pas tout, un outil de workflow est tout à fait adapté pour vos offboardings également ! Il est nécessaire de prévoir la passation progressive, un entretien pour échanger sur l’expérience du collaborateur, préparer les différents documents, le retour du matériel ou la fermeture des accès logiciels par exemple lors du départ d’un de vos collaborateurs.
Pour bénéficier de tous ces avantages, il est cependant nécessaire de bien se former à l’outil et de l’intégrer correctement aux processus déjà présents dans votre organisation. À vous de jouer !
